KİŞİSEL VERİLERİN KORUNMASI

Kişisel Verilerin Korunmasına İlişkin Bilgilendirme

1) Giriş

Bu bilgilendirme, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında, iş ilişkisi nedeniyle tarafınızdan alınan gizlilik taahhüdü ile Viennalife tarafından elde edilen her türlü kişisel verinin özel hayatın gizliliği esası çerçevesinde toplanması, işlenmesi, üçüncü gerçek ve/veya tüzel kişilerle Kanun çerçevesinde ve işbu bilgilendirme kapsamında paylaşılması, aktarılması, yurtdışına aktarılması, saklanması, silinmesi/yok edilmesi, anonimleştirilmesi ve Kanun kapsamında yer alan her türlü tasarruf yöntemi ile ilgili usul ve esasları bilgilendirmeye ve aydınlatmaya ilişkin yükümlülüğünü yerine getirmek amacıyla çalışanlarımızın/başvuru sahiplerinin dikkatlerine sunulmaktadır.

2) Yasal Dayanak

Kişisel verilerin kullanılması hususu ülkemiz mevzuatında birçok farklı kanunda düzenlenmiş bulunmaktadır. Bunların en başında KVKK, Türk Borçlar Kanunu ile İş Kanunu ve bunlarla sınırlı olmamak üzere sair mevzuat bulunmaktadır.

3) Viennalife Tarafından Toplanan Kişisel Veriler

• Ad, soyadı, kimlik numarası ve kimlik bilgileri, kimlik fotokopisi, doğum tarihi, doğum yeri, fotoğraf, aile bilgileri;
• Adres ve elektronik posta adresi ve diğer iletişim bilgileri, araç ehliyeti, erkek çalışanlarımız için askerlik durumu;
• Eğitim durumu, eğitim aldığı okullar, dil bilgisi, iş deneyimleri, (son 1 yıl içinde çalışmışsa) çalışma belgesi, referansları;
• Adli sicil kaydı, ikamet belgesi, sağlık raporu, kan grubu kartı vb.
• Özgeçmiş belgesi

Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta belirtilen veya işlendikleri amaç için gerekli olan azami süre ve herhalde kanuni zamanaşımı süreleri kadar muhafaza edilecektir.

4) Kişisel Verilerin Toplanma Amacı

Kişisel veriler, Viennalife insan kaynakları politikalarının ve uygulanması ve yürütülmesi amacıyla toplanmaktadır. İşbu veriler; Viennalife insan kaynakları politikaları çerçevesinde ve iş sözleşmesinde yer alan amaçlar doğrultusunda, etkili çalışan yönetiminin sürdürülmesi ve geliştirilmesi, iş sözleşmesinden doğan yükümlülüklerin yerine getirilmesi, çalışanların performanslarının değerlendirilmesi, iş güvenliğinin sağlanması ve geliştirilmesi amaçlarıyla ve Viennalife’ın faaliyetleri ve operasyonel süreçlerini yürütmek amacıyla, işe giriş ve iş sözleşmesinin devamı sırasında fiziki ve elektronik ortamda bunlarla sınırlı olmayan benzer amaç ve sebeplerle işlenmekte ve toplanmaktadır.

5) Kişisel Verileri Toplama Yöntemi

İşveren olarak hukuki yükümlülüklerimizi yerine getirmek, aramızdaki iş akdinin ifası, kanunlarda öngörülen nedenlerle ve Şirket’in meşru menfaati gereği sizden bizzat talep ettiğimiz, iş başvurunuz sırasında platformumuz aracılığıyla önceden talep etmiş olduğumuz veya iş başvurunuz sırasında bizimle paylaşmayı tercih ettiğiniz özgeçmişinizde veya başvurunuza ilişkin paylaştığınız diğer metinlerde yer alan kişisel verilerinizi, Viennalife’a fiziksel veya elektronik ortamda iletmeniz suretiyle topluyoruz.

Kişisel veriler, iş başvurusu ve iş sözleşmesinin devamı sırasında fiziki ve elektronik ortamda çalışanların bizzat kendisinden elde edilmekle birlikte, üçüncü kişi ve Kurumlardan da çalışanlara ait kişisel veriler elde edilebilmektedir. Bahsi geçen verilerin bir kısmı ise, hukuki mevzuata uygun olarak internet siteleri, mobil uygulama sağlayıcılarından temin edilmekle birlikte, işbirliği gerçekleştirilen kurum ve kuruluşlar, sağlık kuruluşları gibi kaynaklardan elde edilmektedir. Bununla birlikte, eğitim kurumları, çalışanların önceden çalıştığı işyerleri ile başta Nüfus Müdürlüğü ve Türkiye Adli Sicil Merkezleri, İcra Müdürlükleri, Vergi Daireleri olmak üzere, adli makamlar ve benzeri resmi kurumlardan mevzuat gereği bilgi edinilmesi söz konusu bulunan kamu kurumlarından çalışanlara ait kişisel veriler temin edilir.

6) Kişisel Verilerin Kullanma Amacı

Mevzuattaki hizmet sözleşmesine ilişkin hükümlerde, kişisel verilerin kullanılması düzenlenmiştir. İş Başvurusu sahipleri/Çalışanların kişisel verilerinin, mevzuat kapsamında veri madenciliği, veri tabanı oluşturma, raporlama, iş sağlığı ve güvenliğini sağlama ve geliştirme, iş sözleşmesinde yer alan amaçlar doğrultusunda etkili çalışan yönetiminin sürdürülmesi ve geliştirilmesi, yurt dışı görevlendirmelerinin yapılması, özlük dosyalarının oluşturulması, hastalık raporlarının nedenlerinin toplanması, Viennalife içinde ve dışında temsil ile görevlendirilme kapsamında gerçekleştirilecek vekaletname ve imza sirküleri süreçlerinin yönetilmesi, hayat sigortası ve sağlık sigortası operasyonlarının yürütülmesi, çalışanlara yönelik özel ödeme süreçlerinin yönetilmesi, performans değerlendirme süreçlerinin yürütülmesi, çeşitli istatistiksel değerlendirmeler yapma, iş geliştirme faaliyetlerinin yürütülmesi ve bunlarla sınırlı olmamak kaydıyla, elde edilen veriler mevzuat kapsamında kaydedebilecek, saklayabilecek, güncelleyebilecek, mevzuatın izin verdiği üçüncü kişilere açıklayabilecek, devredebilecek, sınıflandırabilecek ve işleyebilecektir.

7) Kişisel Verilerin Güvenliği

Viennalife ile paylaşılan kişisel veriler, Viennalife’ın gözetimi ve kontrolü altındadır. Viennalife, mevzuat hükümleri gereğince verilerin gizliliğinin ve bütünlüğünün korunması amacıyla gerekli organizasyonu kurar ve teknik önlemleri alır.

8) Üçüncü Kişilerle Paylaşım

Viennalife mevzuattan kaynaklanan her türlü adli makam ve benzeri resmi kurumlardan gelen talepler halinde ve güvenlik tedbirleri bakımından çalışanların kişisel verilerini ilgili kurumlar ile paylaşabilecektir. Buna ek olarak, Viennalife’ın, İş Kanunu çerçevesince gizli tutmakla yükümlü olduğu işçi özlük dosyalarındaki bilgileri ancak yetkili kişiler ve mercilerle paylaşma yetkisi bulunmaktadır. Bu kapsamda, çalışanın Viennalife’dan ayrılarak başka bir işyerinde çalışmaya başlaması halinde, yeni işverenin talebi ve ancak çalışanın yazılı onayı ile çalışanın kişisel sağlık dosyanın bir örneğini gönderebilecektir.

9) Yurtdışına Veri Aktarımı

Mevzuatın izin verdiği ölçü ve şekilde elde edilen veriler Viennalife N.V., bağlı ve iştirak Şirketleri, yurtdışında Viennalife N.V.’nin hizmet aldığı üçüncü kişiler ile paylaşılabilecektir. Ayrıca bunlar dışında verinin saklanması, işlenmesi ve Bilgi İşlem hizmetleri çerçevesince Bulut (Cloud) uygulamaları da yurtiçi ve yurtdışında kullanılabilecektir. İşlenme, depolanma, idare veya işbu politikada belirtilmiş başkaca bir kullanım amacıyla kişisel verileriniz mevzuata uygun biçimde yurt dışına aktarabilir. Bu aktarımlarda kişisel verileriniz gerektiği şekilde korunması için gerekli tedbirler alınır.

10) Kişilerin Hakları

Çalışanlar veya iş başvurusu/görüşmesi gerçekleştirilen kişiler aşağıdaki haklara mevzuat uyarınca sahiptir:

a) Kişisel veri işlenip işlenmediğini öğrenme,
b) Kişisel verileri işlenmişse buna ilişkin bilgi talep etme,
c) Kişisel verilerin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme,
ç) Yurt içinde veya yurt dışında kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme,
d) Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması hâlinde bunların düzeltilmesini isteme,
e) Mevzuatta öngörülen şartlar çerçevesinde kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini isteme,
f) Mevzuat uyarınca yapılan işlemlerin, kişisel verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme,
g) İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemler vasıtasıyla analiz edilmesi suretiyle kişinin kendisi aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme,
ğ) Kişisel verilerin kanuna aykırı olarak işlenmesi sebebiyle zarara uğraması hâlinde zararın giderilmesini talep etme, haklarına sahiptir.

KVKK'nın 28. maddesinin 2. fıkrasında ve ayrıca hakların kullanımına istisna getiren düzenlemelerde yer alan haller bu maddenin kapsamı dışındadır.

11) Verilerin Güncelliği

İş başvurusu/sözleşmenin yapılması sırasında ve sözleşmenin devamında paylaşılan veriler ile ilgili herhangi bir değişiklik olması halinde, verilerin güncel ve doğru hali çalışan tarafından Viennalife ile paylaşılacaktır. Verilerin güncel tutulması zorunluluğu veriyi veren kişiye aittir. Viennalife da veriyi veren kişinin talepleri doğrultusunda verileri güncelleyecektir.

12) İletişim

Kişisel Verilerin Korunmasına İlişkin Bilgilendirme ile ilgili her türlü sorun, soru ve önerinizi kvk@viennalife.com.tr elektronik posta adresi ile aşağıda yer alan iletişim adresine iletebilirsiniz:

VIENNALIFE EMEKLİLİK VE HAYAT A.Ş.
Kozyatağı Mahallesi, Sarı Kanarya Sokak K2 Plaza No:14 34742 Kadıköy / İstanbul
İstanbul Ticaret Odası (İTO) Ticaret Sicil No: 393289
Mersis No: 0069010263400023

13) Onay Metni

İş başvurusu yapmış olduğum “http://aradığıniş.burada.com” bu süreçte 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“Kanun”) ve özellikle de ilgili kanunun 10.maddesi ve sair mevzuatı kapsamında, özellikle anlaşılabilirlik ve ulaşılabilirlik hususlarında ancak bunlarla sınırlı kalmamak üzere tüm konularda tarafıma gerekli tüm bilgilendirmeleri yapmıştır. Kanun ve sair mevzuatı kapsamında iş başvurusu/ilişkisi nedeniyle Viennalife Emeklilik ve Hayat A.Ş. (İşveren) tarafından gerek iş başvurusu sırasında başvuru sahibi/çalışan tarafından verilen ya da elde edilen gerekse de referans kontrolü aşamasında elde edilen her türlü kişisel verinin (Kişisel Veri), özellikle de sağlık, aile verileri ile talep edilmesi halinde Adli Sicil Kaydının işlenmesi, üçüncü gerçek ve/veya tüzel kişilerle mevzuat çerçevesince işlenmesi, paylaşılması, aktarılması, yurtdışına aktarılması, saklanması, silinmesi/yok edilmesi, anonimleştirilmesi ve mevzuat kapsamında yer alan her türlü tasarruf yöntemi ile ilgili usul ve esasları belirleme konusunda işverene yetki verdiğimi, bu konuda açık rızam olduğunu kabul, beyan ve taahhüt ederim.